top of page

Što sve špediteri trebaju znati o prijevoznicima

Kada je riječ o uvozu ili izvozu robe, ključna i najvažnija osoba koja cijeli proces organizira i koordinira je upravo špediter.

Špediter svojim znanjima i vještinama brine o prijevozu robe od proizvođača do korisnika/potrošača, odabire optimalan put, obavlja carinske te sve druge poslove vezane za organizaciju prijevoza.

Osim cjelokupne organizacije posla, špediter tijekom prijevoznog procesa pošiljke mora kontrolirati te koordinirati uključene sudionike - od pošiljatelja, prijevoznika, osiguratelja, carine pa sve do krajnjeg primatelja.

Dužnost špeditera kao organizatora prijevoza je da osigura brz i siguran prijevoz te rezervira potreban teretni prostor za odgovarajući termin ukrcaja, tj. otpremu.

Također, važnu ulogu imaju i troškovi te odabir najpovoljnijeg prijevoznika jer će manji troškovi i niža cijena transporta prije privući potencijalne kupce.

Za realizaciju kompleksnog prometnog procesa važno je odabrati određenu vrstu prijevoza, ovisno o prometnoj grani i riješiti svu potrebnu dokumentaciju.

Kod unutarnje plovidbe i pomorskog prijevoza, prijevoz robe rezervira se zaključnicom brodskog prostora, tj. ugovorom o rezervaciji prostora na brodu prijevoznika.

U željezničkom prijevozu špediter naručuje odgovarajuće vagone ovisno o količini i vrsti robe, dok u zrakoplovnom prometu špediter najavljuje avio pošiljku za koju zatim dobije potvrdu o rezervaciji.

U cestovnom prijevozu prijevoznik špediteru najprije pošalje ponudu, nakon čega špediter prijevozniku daje narudžbu kamionskog prijevoza.

Neovisno o načinu prijevoza, ugovaranje i dogovaranje prekrcaja i skladištenja predstavljaju funkcionalni dio procesa dopreme, odnosno otpreme robe.

Proces pružanja usluge prijevoza robe počinje zaprimanjem upita stranke za prijevoz. S obzirom na zahtjeve klijenta, špediterska kompanija za navedenu uslugu izrađuje ponudu.

Kada kompanija prihvati ponuđenu uslugu, kreće se u izradu detaljne ponude za prijevoz te se sklapa ugovor o dopremi robe.

Špediter se ugovorom obvezuje da će po određenoj cijeni i u skladu s propisima o carinskom postupku, ispravnu robu isporučiti na odredišno mjesto i u predviđenom roku.

Dogovori o transportu robe i dobara na kraju se uvijek pretvore u pregovore, a znanje o ključnim stvarima koje špediteri preferiraju, ali i ne podnose, određuje uspjeh tih pregovora.

U ovome blogu predstavit ćemo nekoliko savjeta za bolju suradnju prijevoznika sa špediterima.

Što špediteri preferiraju

  1. Vozače i dispečere od povjerenja – dajte do znanja kako ste profesionalac kojem se može povjeriti poslovni ugled špeditera, kao i teret njihovih klijenata.

  2. Dobru komunikaciju koja uključuje aktivno slušanje. Objasnite sve svoje potrebe špediterima, ali i saznajte njihove. Provjerite jeste li dobro shvatili sve što ste dogovorili te budite konkretni u svojim željama i zahtjevima.

  3. Budite izravni, ali imajte poštovanja – ne pregovarate samo o jednom poslu, nego i o potencijalnoj budućoj suradnji.

Za bolje razumijevanje značaja dobre komunikacije i povjerenja, važno je znati što obavlja koji djelatnik i koja je njegova uloga u cjelokupnom procesu prijevoza.

Dispečer prikuplja, analizira i prati podatke važne za obavljanje usluga u cestovnom prijevozu tereta te organizira ekonomičan i siguran prijevoz.

Da bi ostvarili brzu komunikaciju sa suradnicima, dispečeri često komuniciraju isključivo telefonski i rade u različitim okolnostima, od ureda do skladišta pa čak i na otvorenom.

Za uspješno obavljanje svog posla, poželjno je da dispečer ima razvijene određene vještine i osobine: spretnost, snalažljivost, dobre organizacijske sposobnosti, savjesnost, smirenost te dobre komunikacijske vještine.

Odgovornosti dispečera uključuju nekoliko glavnih aktivnosti.

Dispečer sudjeluje u vođenju dokumentacije potrebne pri obavljanju špediterskih obaveza u prijevozu robe, brine o organizaciji dopreme i otpreme tereta.

Također organizira rad službi koje rješavaju probleme kašnjenja prijevoza i izgubljenog ili nestalog tereta, brine o ekonomičnosti upotrebe i ispravnosti voznog parka, prima pozive i organizira vozače te im pomaže pri pronalaženju adresa.

Vozači su osobe zadužene za prijevoz robe motornim vozilima. Njihov posao sastoji se od nekoliko važnih obveza i odgovornosti koji uključuju pripremu vozila, praćenje potreba servisiranja, preuzimanje prijevozne dokumentacije, utovar/istovar robe, kontrolu robe, izvještavanje o prijevozu.

Oni prevoze robu od proizvođača do potrošača ili maloprodajnog objekta sa jednog odredišta na drugo.

Osim vozačke dozvole odgovarajuće kategorije i vozačkog iskustva, vozači trebaju imati neke od sljedećih vještina: dobra koordinacija i orijentacija u prostoru, pažljivost, visoka razina odgovornosti i koncentracije, a veliki plus je i dobro poznavanje ceste.

U logističkoj komunikaciji značajnu ulogu ima špediter. On je upoznat s prilagođenim propisima, razumije troškove te uvjete isporuke za svaku zemlju u kojoj posluje.

Lanac opskrbe ovisi o mnogim dobavljačima - svaki sa svojim procesima i sustavima. Iskusna tvrtka za špediciju nije ograničena nejednakostima sustava i procesa. Umjesto toga, ona kroz globalnu mrežu povezuje lanac komunikacija, minimalizirajući kašnjenja i ubrzavajući pošiljke.

Špediter ima nekoliko glavnih odgovornosti i obveza. On savjetuje klijente oko izbora prijevoznog sredstva, isporučuje robu prema ugovorenim uvjetima, sudjeluje u carinskim pregledima robe koju obavlja inspekcijska služba, priprema dokumentaciju za carinski postupak, sastavlja carinske deklaracije te kontaktira klijente.

Pravi špediter posjeduje stručnost i vještine potrebne da bi se pojednostavila logistička komunikacija u opskrbnom lanacu.

Vještine i osobine špeditera uključuju komunikativnost, snalažljivost, brzu reakciju na problem, vještine profesionalne komunikacije, pridržavanje vremenskih rokova, položen stručni ispit za dobivanje licence te organiziranost.

Veliki plus je i znanje stranih jezika, što špeditere čini konkurentnijim ne samo na domaćem, nego i na stranom tržištu rada.

Da biste zadovoljili svoje klijente, morate ponuditi najbolja logistička rješenja.

Dobra koordinacija i komunikacija tijekom cjelokupnog postupka otpreme, od primitka robe do konačne isporuke, klijentima će dati do znanja da se na vašu kompaniju mogu osloniti i vjerojatnije je da će suradnju ponoviti i u budućnosti.

Što špediteri ne podnose

  1. „Je li to sve što imate u tarifi?“ – ako znate transportne puteve, neće biti potrebe za ovim pitanjem. Tarife su u velikoj mjeri određene tržišnim uvjetima te postoje karte koje prikazuju potražnju transportnih puteva. Primjerice, ako na određenom putu prometuje velik broj kamiona, tarifa možda neće ispuniti vaša očekivanja. Ali, ako znate raspon tržišnih tarifa tog transportnog puta, možete pregovarati o najboljoj opciji.

  2. Preduga objašnjenja – vrijeme je novac i za vas i za špeditera, stoga budite kratki i jasni.

  3. Neodlučnost – ako su vaši ciljevi jasni, odmah ćete saznati hoće li vaš teret biti prevezen. Osim toga, odlučnost daje povjerenje.

Da biste izgradili čvrstu mrežu veza kao špediter, trebate raditi na svojim logističkim komunikacijskim vještinama.

Opće je poznato da u logističkom segmentu velik dio profita i poslovnih prilika dolazi upravo iz osobnih odnosa izgrađenih s klijentima i partnerima.

Stoga je za uspjeh na ovom tržištu nužna uspostava dobre komunikacije s potencijalnim klijentima i sadašnjim partnerima/kupcima.

Novi prijevoznici ponekad smatraju kako su pregovori zastrašujući te unaprijed žele saznati što sve mogu očekivati prije nego stupe u kontakt sa špediterima.

Zbog toga smo pripremili nekoliko korisnih savjeta koji će vam pomoći da radite na svojim logističkim komunikacijskim vještinama te izgradite dugoročne poslovne veze i kvalitetnu suradnju.

1. Imajte na umu jasan cilj

Svaki posao je drugačiji, kao što su i ciljevi svakog tereta. Ponekad posao može rezultirati visokim troškovima puta za vaše kupce, nižim profitom za vas ili odgodom isporuke. Sve to može dovesti do nedostatka zaliha i nezadovoljnih kupaca.

U ovakvim situacijama razmislite je li važnije zaraditi što više novca na određenom teretu ili je važnije pozicioniranje vašeg kamiona za sljedeći teret?

Da biste zadržali klijenta, imajte na umu da mu uvijek trebate ponuditi više od svojih konkurenata.

Dobra cijena jednako je važna kao i dobra usluga. Osim što nudite najbolju uslugu, morate ju obaviti i po najpovoljnijoj cijeni te kroz popuste i promocije održati konkurentnost i zadržati klijente.

2. Upoznajte tržište

Proaktivna komunikacija ključni je dio svake špediterske operacije i zahtjeva aktivan tim i dobro uspostavljenu mrežu resursa koja može pružiti ključne uvide o tržištu.

Što se više obrazujete o tržištu, poboljšavate svoje šanse za postizanje obostranog dogovora sa špediterima.

Ako pravovremeno imate prave informacije o tržištu i potencijalnim zagušenjima, stavljate se u bolji položaj.

Saznajte više o teretu, potražnji i dostupnosti transportnih sredstava, kao i trenutne tržišne cijene na polazišnoj i odredišnoj destinaciji tereta.U tome vam mogu pomoći i ekonomska izvješća tržišta.

Pronalazak profesionalnog špeditera koji će vas redovito informirati dragocjeno je sredstvo i uvelike vam može pomoći u smanjenju nepotrebnih troškova, pronalaženju izazova i nesmetanom kretanju opskrbnog lanca.

Proaktivna komunikacija ključan je dio svake špedicijske operacije.

3. Informirajte se

Teret koji prevozite također igra ulogu u tarifi. Kroz razne komunikacijske kanale saznajte više činjenica o samom teretu, od njegove težine i zarade koju ćete ostvariti.

Nalazi li se teret na paletama koje su omotane folijom kako bi se što jednostavnije utovarile i istovarile ili ćete potrošiti više vremena na utovar i istovar? Kada je teret dostupan za prijevoz i kada ga treba dostaviti? Jesu li vremenski uvjeti pogodni?

Postavljanje specifičnih pitanja o teretu pružit će vam bolje razumijevanje o istome, ali i uvjeriti špeditera u vašu sposobnost i profesionalnost.

Kada ste dovoljno informirani, to vam daje priliku da se bolje organizirate u problematičnim situacijama i zaštitite svoju profitabilnost.

4. Što ako stvari krenu u krivom smjeru?

Ne odgađajte loše vijesti. Ako se isporuka očekuje za 30 minuta, a vi ste udaljeni sat vremena od odredišta, obavijestite špeditera. To će umanjiti štetu u profesionalnom odnosu kojeg pokušavate izgraditi.

Također, od presudne je važnosti da izbjegnete otkazivanje uvoznih ili izvoznih pošiljaka u zadnjem trenutku.

Proaktivna i transparentna komunikacija ključna je za osiguravanje ispunjavanja predviđenih vremenskih rokova isporuke.

Svaka pogreška ili kašnjenje može zadržati otpremu i prekinuti raspored isporuke. To znači da špediteri prije svake pošiljke moraju biti obaviješteni o svim potrebnim dokumentima.

Papirologija može sadržavati potrebne potvrde, fakture i popise za pakiranje. Zabilježite sve probleme, no usredotočite se na njihovo rješavanje. To će vam pomoći u zadržavanju povjerenja špeditera čak i kada stvari ne idu prema planu.

Komunikacija sa špediterom nije i ne mora biti težak proces. Puno toga se svodi na to da osigurate da vi i vaš špediter razumijete potrebe, zahtjeve te da pronađete zajednički način komunikacije.

Korištenjem usluga špeditera, logističke komunikacije mogu biti transparentnije i cjelovitije.

Za neometanu isporuku proizvoda, prateća dokumentacija i komunikacija moraju se učinkovito i točno razmjenjivati u svakom trenutku.

Dobra komunikacija jedan je od najboljih načina za ponovljeno poslovanje jer kupci izuzetno cijene da ih njihov špediter obavještava o svakoj fazi narudžbe.

Održavanjem bliske komunikacije s kupcem omogućit ćete im da u svakom trenutku znaju status pošiljke. Na ovaj način dajete im do znanja da mogu računati na profesionalni tim koji im je na raspolaganju tijekom cijelog postupka.

Špediteri se u doba globalizacije moraju prilagoditi potražnji tržišta i postati logistički operateri koji nude obavljanje i kvalitetnu realizaciju svih aktivnosti u logističkom procesu.

Kao nositelj transportnog procesa, špediter ima veliku ulogu prilikom organizacije procesa prijevoza, a samim time i poslovne komunikacije s prijevoznicima. Njegova glavna zadaća i dužnost je organizacija najučinkovitijih, najekonomičnijih i najsigurnijih uvjeta dopreme i otpreme robe.

U Hrvatskoj i svijetu danas postoji cijeli niz špediterskih kuća koje se bave organizacijom cjelokupnog transporta, ali digitalna platforma Hubbig odlazi korak dalje.

Ako želite digitalizirati cijeli proces logistike, smanjiti troškove, a samim time i vrijeme za isporuku narudžbe, Hubbig platforma ponudit će vam sve što trebate na jednom mjestu.

0 comments

Comments


bottom of page